Roboter haben den Beamten der CAIB bereits 45.000 Arbeitsstunden erspart
Die Regierung hat einen Teil der Bearbeitung von mehr als 432.000 Akten in zwei Jahren automatisiert, aber Unternehmer und Bürger beklagen weiterhin, dass die bürokratische Langsamkeit im Alltag spürbar ist.
PalmaComputergestützte Roboter haben in nur zwei Jahren bereits das Äquivalent von mehr als 45.500 Arbeitsstunden der öffentlichen Angestellten der Autonomen Gemeinschaft übernommen. Dies ist eine der konkretesten Zahlen, mit denen die Regierung die Ergebnisse ihrer Politik der Verwaltungsvereinfachung verteidigt: Die bei der CAIB implementierten Automatisierungsprogramme haben bei mehr als 432.000 Akten und 70.000 Dokumenten eingegriffen, hauptsächlich um repetitive Aufgaben zu übernehmen, die bis dahin von den Beamten manuell erledigt werden mussten, so die von der Exekutive an ARA Balears übermittelten Daten.
Die Zahl steht jedoch im Kontrast zu einer weitaus weniger optimistischen Realität außerhalb der Büros der Verwaltung. Hoteliers, Architekturbüros, Landwirte, kleine Unternehmen und Selbstständige beklagen weiterhin langsame Verfahren, Informationen, die mehrfach eingereicht werden müssen, doppelte Inspektionen und Verwaltungen, die die bereits vorhandenen Daten nicht immer teilen. Das heißt: Die Regierung kann zwar belegen, dass bestimmte interne Arbeiten automatisiert wurden, aber das bedeutet nicht notwendigerweise, dass der Bürger bereits eine schnellere Verwaltung wahrnimmt.
Und genau dies ist eine der Fragen, die die Zahl von 45.500 Stunden offen lässt: Wie viele dieser eingesparten Stunden haben sich tatsächlich in weniger Tagen oder Monaten Wartezeit für den Bürger niedergeschlagen?
Roboter für repetitive Aufgaben
Es handelt sich weder um physische Roboter noch in den meisten Fällen um Systeme, die autonom entscheiden, ob eine Hilfe gewährt oder verweigert werden soll. Es sind Programme, die automatisch administrative Vorgänge ausführen, die auf zuvor definierten Regeln basieren: Informationen abfragen, Daten überprüfen, Dokumente klassifizieren oder verschieben und mechanische Phasen eines Vorgangs ausführen.
Nach den von der Regierung vorgelegten Daten haben die Roboter den Beamten 45.500 Stunden repetitiver Arbeit erspart, eine Zeit, die laut der Exekutive für Aufgaben mit höherem Wert genutzt werden konnte. Die Automatisierung wurde bereits in verschiedenen Phasen des garantierten sozialen Einkommens (Resoga), bei den Akten des Fogaiba, bei den mit erneuerbaren Energien und insbesondere dem Eigenverbrauch verbundenen Verfahren sowie bei Mietbeihilfen, neben anderen Verfahren, eingeführt.
Die Philosophie ist einfach: Eine Maschine soll die routinemäßigen Überprüfungen durchführen, die kein menschliches Urteilsvermögen erfordern, und die öffentlichen Angestellten sollen sich auf die Phasen der Akten konzentrieren, die tatsächlich eine Bewertung, technisches Wissen oder Entscheidungsfindung erfordern.
7,6 Millionen mehr, um die Roboter zu vervielfachen
Die Exekutive ist der Ansicht, dass das Pilotprojekt funktioniert hat und möchte nun einen großen Schritt nach vorne machen. Sie hat eine Ausschreibung in Höhe von 7,6 Millionen Euro gestartet, was das Sechsfache der ursprünglichen Investition darstellt, um dieses System auszuweiten.
Von diesem Betrag werden 4,4 Millionen Euro für die Ausweitung des Robotereinsatzes und 3,2 Millionen Euro für die Implementierung von Process-Mining-Tools verwendet. Diese Technologie soll es ermöglichen, die Funktionsweise der Verwaltungsverfahren zu analysieren und Engpässe, Duplikate sowie Ineffizienzen zu erkennen, bevor entschieden wird, wo eine Automatisierung am sinnvollsten ist. Dieser zweite Aspekt ist von Bedeutung, da er direkt auf eines der Probleme hinweist, das von den Bürgern bemängelt wird: Es reicht nicht immer aus, einen Schritt zu automatisieren, wenn das gesamte Verfahren weiterhin doppelte Prozesse oder Phasen enthält, die die Lösung unnötig in die Länge ziehen.
Die Vereinfachung geht über Roboter hinaus
Die Exekutive schließt diese Fortschritte in ein weitaus umfassenderes Paket zur Verwaltungsvereinfachung ein. Im Steuerbereich wurden beispielsweise bis August dieses Jahres 188.240 Zahlungen über Bizum mit einem Gesamtwert von 22,2 Millionen Euro getätigt. Das flexible Zahlungssystem wurde von 2.279 Steuerzahlern genutzt, während die einheitliche Erklärung zur Immobilienübertragung es ermöglicht, verschiedene steuerliche Verpflichtungen aus einem Kaufvertrag in einer einzigen Erklärung zusammenzufassen.
Es wurden auch Mechanismen angewendet, um bestimmte doppelte Verfahren in den Bereichen Pflegebedürftigkeit und Behinderung zu vermeiden. Die sogenannten Schnittstellen ermöglichen es in einigen Fällen, den Grad der Behinderung unter Nutzung bereits von der Verwaltung durchgeführter Bewertungen der Pflegebedürftigkeit anzuerkennen, ohne dass die Person das gesamte Verfahren erneut durchlaufen muss.
Im Jahr 2025 wurden 4.783 der 14.482 Bescheide zu Behinderungen, also 33 % der Gesamtzahl, durch diese Äquivalenzen erstellt. Bis zum 31. August 2026 wurden auf diese Weise 3.774 Fälle gelöst, was etwa 28 % der Gesamtzahl entspricht.
45.000 Stunden eingespart, aber wie viele Monate weniger Wartezeit?
Die Bilanz bietet daher Zahlen, die belegen, dass sich bestimmte Teile der Verwaltung verändert haben. Es gibt jedoch eine Angabe, die die Regierung in dieser Aufstellung nicht liefert und die schwieriger zu messen ist: wie stark sich die tatsächlichen Fristen der Verfahren dank der Automatisierung verkürzt haben. Und genau hier zeigt sich der Kontrast zwischen der Sichtweise der Exekutive und der der Bürger und Unternehmen, die täglich mit der Verwaltung zu tun haben. Die Kritik an der Langsamkeit und Doppelgleisigkeit der Verwaltung ist weit verbreitet, auch wenn Quellen aus der Exekutive um Geduld bitten, da sie einräumen, dass es nach Jahrzehnten des Aufbaus eines bürokratisierten Modells „nicht einfach sein wird, dies zu ändern“, wie sie anmerken.